Il Project Management 4.0

Il Project Management è una disciplina duttile che viene di volta in volta adattata alle esigenze e ai cambiamenti che si verificano nell’ambiente circostante.

È indubbio che l’introduzione di nuove tecnologie, i cambi di modelli di business e di pratiche influenzeranno pesantemente anche il modo di gestire i progetti.

Dovrà essere, cioè, il Project Management ad adattarsi alle nuove esigenze, dovrà- come abbiamo già accennato precedentemente – considerare che i progetti diventeranno più complessi e incerti, inoltre vi sarà la tendenza ad avere progetti più lunghi, protratti nel tempo , che si estenderanno aldilà dalla classica fine del ciclo produttivo e dovranno prevedere e rimanere attivi durante il periodo di uso e feedback del prodotto/servizio (esempio dati raccolti da utenti o da dispositivi IoT).

Un altro aspetto di cui bisognerà tenere conto è quello legato alle conseguenze indirette dei cambiamenti in atto. In futuro assisteremo a una riduzione di lavori di “basso livello” e a un aumento di lavori svolti da persone con competenze e titoli più elevati, questo renderà necessario il cambiamento del tipo di rapporto e di “interfaccia” tra il Project Manager e il personale che lavorerà al progetto.

Gli studi a riguardo non sono ancora molti e le istituzioni che si occupano di Project Management si stanno riorganizzando e stanno studiando l’argomento in questo periodo storico.

Una primaria importanza viene data alla preparazione delle competenze (hard e soft skill) che saranno necessarie per gestire e realizzare progetti 4.0.

Si ipotizza che l’estrema conoscenza che un Project Manager dovrà possedere nel campo delle hard skill possa portare ad avere Project Manager specializzati in un solo elemento dell’industria 4.0.

Assieme alle classiche competenze tipiche del Project Manager si dovranno affiancare le competenze tecniche derivanti dall’applicazione delle tecnologie 4.0.

Tra le soft skill vengono identificate come prioritarie in ambito 4.0:

- Communication skill: capacità di valutare le informazioni in tempo reale, applicare rapidamente tecniche di problem solving per prendere decisioni e comunicarle tempestivamente. Le informazioni tenderanno a perdere di valore in pochissimo tempo, molto di più di quanto non lo sia ora, inoltre tali informazioni devono essere elaborate e condivise con tutte le parti interessate in maniera efficiente.

- Authority: dovendo coordinare personale altamente qualificato e essendo investiti di nuove responsabilità, in quanto tra i maggiori attori dell’innovazione e del cambiamento dei processi aziendali, i Project Manager avranno un’autorità maggiore rispetto al passato. Dovranno avere abbastanza potere per prendere decisioni in maniera autonoma e abbastanza influenza per essere ascoltati dai membri del team.

- Team management: inteso sia come capacità di scegliere i membri migliori per comporre un team considerando sia le capacità tecniche che relazionali, tenendo in conto anche la dislocazione degli stessi nel mondo e le differenti culture e le diverse abitudini proprie di ciascun membro. Il PM dovrà essere in grado di motivare e portare il team al raggiungimento degli obiettivi precedentemente stabiliti, tenendo alto il morale e la concentrazione.

- Management degli imprevisti: ‘velocità’ è una delle parole chiave dell’industria 4.0. Saranno generate e processate enormi moli di dati, questi dati saranno condivisi con Project Manager, management, team e stakeholder. La capacità di applicare in maniera rapida tecniche di problem solving e di decidere velocemente in base ai cambiamenti segnalati dai dati, sarà un aspetto fondamentale del project management, anche tenendo conto che – come mai prima d’ora – i dati perderanno di importanza molto velocemente.

- Skill di negoziazione: l’alta specializzazione necessaria all’interno dell’industria 4.0, porterà ad avere figure altamente qualificate, in sostanza emergeranno nuove figure professionali dotate di una grande autorità nel loro campo. Questo porterà ad un appiattimento delle gerarchie all’interno dell’industria 4.0. Come conseguenza di ciò, il Project Manager dovrà affinare le sue tecniche di negoziazione per poter trattare efficacemente con team composti da figure di alto livello.

Pessl raggruppa le skill che un Project Manager dovrà possedere in quattro grandi categorie:

- Competenze tecniche: uso di strumenti e software, conoscenza dei processi industriali, conoscenza dei processi del project management, stato dell’arte del lavoro in oggetto…

- Competenze ‘metodologiche’: problem solving, risoluzione dei problemi e dei conflitti, creatività, pensiero imprenditoriale, capacità decisionale, capacità di analisi, capacità di ricerca e ricerca dell'efficienza e orientamento al risultato.

- Competenze sociali: comprensione e conoscenza di culture differenti, conoscenza delle lingue, capacità di lavorare in team, capacità di cooperare e accettare compromessi, capacità di trasferire la conoscenza, capacità di networking, leadership.

- Competenze personali: flessibilità, tolleranza, predisposizione all’apprendimento, capacità di gestire lo stress, rispetto delle regole.

Le possibilità che le tecnologie offriranno saranno imprescindibili, in una conferenza del 2019 Hossam Al-Wazzan cerca di fare il punto della situazione:

la maggiore dinamicità dei progetti 4.0 renderà necessaria un’integrazione di tutti i processi manageriali con team sempre più focalizzati su aspetti specifici e quindi una maggiore necessità di figure in grado di ricoprire il ruolo di “connessione” tra le varie parti, questo sarà possibile unendo grandi capacità relazionali e ottime capacità tecniche. Inoltre si assisterà all’automatizzazione di come il back office e l’analisi di dati e alla delocalizzazione dei team con persone destinate a lavorare sul medesimo progetto delocalizzate in tutto il mondo.

Un aspetto importante e d’aiuto (qualora venga correttamente sfruttato utilizzando in maniera corretta le tecnologie) sarà la possibilità di ottenere dati in tempo quasi reale in maniera automatica questo renderà possibile effettuare decisioni in maniera più rapida e puntuale e di considerare in maniera sistematica più problemi complessi sotto diversi punti di vista contemporaneamente.

L’approccio Agile (a volte ibridato con elementi lean) sarà il perno centrale della nuova gestione di progetto.

In aggiunte alle tecnologie di rilevamento e diffusioni dei dati viene portata l’attenzione sul ruolo che avrà l’AI. Quest’ultima avrà un importante impatto sul mondo del management. L’AI potrà fornire dati elaborati e aggiornati sullo stato del progetto ed evitare ‘spiacevoli sorprese’. Le tre aree su cui è destinata ad avere maggiore influenza vengono identificate in:

- Stima del rischio: aiuterà, tenendo conto dei dati storici (date, tempi, costi…) e dei vincoli di budget e di programmazione, a studia i possibili rischi e la fattibilità degli obiettivi. L’apprendimento automatico (machine learning) renderà possibile utilizzare informazioni come e quando necessario nella forma più consona.

- Gestione delle risorse: allo stesso modo l’AI potrà essere usata per le operazioni di collocamento risorse e per il livellamento delle stesse sul progetto o sui vari progetti, con il grande vantaggio di poter paragonare i dati attuali in tempo reale con la cronistoria dei progetti passati per ottenere informazioni precise sia per tipo di mansione, sia per specifica risorsa. Inoltre sarà molto facile avere software che permettano di modificare (inserendo/togliendo) risorse sul progetto simulando la variazione delle date, dei tempi e dei costi.

- Analisi predittiva: grazie a Big Data e AI sarà possibile l’analisi predittiva a tutto campo dei vari aspetti dei progetti, indicando carenze o eccessi di risorse, tecnologie, tempi. Permetterà anche di studiare, effettuando simulazioni, diversi scenari possibili.

La maggiore complessità e incertezza che sarà tipica dei progetti 4.0 renderà indispensabile estendere il ruolo del Project Manager, egli dovrà:

- Essere un consulente strategico (pianificare, eseguire, controllare, realizzare)

- Essere promotore dell’innovazione, dovrà essere portatore di novità e innovazione, il suo ruolo si fonderà parzialmente con quello del ‘Product Manager’ agendo come “proprietario” del prodotto e non solo come gestore di un processo

- Possedere grandi doti da comunicatore verso platee di pubblico differenti (management, tecnici, clienti…)

- Essere in grado di pensare in modo flessibile, adattivo e avere una spiccata intelligenza emotiva

- Saper utilizzare in ogni situazione l’approccio più conveniente (waterfall, scrum, agile, lean)

- Conoscere tutte le opportunità offerte dalla tecnologia: social media, tools basati sul web…

- Capacità di diffondere in maniera rapida ed efficace la conoscenza e le informazioni anche sfruttando i nuovi tool che nasceranno

- Avere un’autorità e una autorevolezza tale da poter gestire nel migliore dei modi team composti da persone altamente qualificate

- Essere in grado di gestire team dislocati nel mondo, ponendo particolare attenzione alla scelta dei componenti sia da un punto di vista tecnico che relazionale e sulla scelta degli strumenti più adatti per comunicare con loro

- Possedere la capacità di gestire il cambiamento in tempi rapidi, tenendo conto delle indicazioni provenienti dai dati e dalle informazioni.

- Ricordare costantemente che nonostante il massiccio uso di tecnologie, tool, software, strumenti e macchinari il vero centro dell’industria 4.0 è sempre l’essere umano

- Conoscere i metodi di comunicazione: machine to machine (M2M), human to machine (H2M), machine to human (M2H), human to human (H2H).

L’industria 4.0 inciderà sul Project management maggiormente sui seguenti aspetti: projectification of society, digitalization, virtualization, coping with complexity, transnationalization, professionalization.

La Digitalization è legata all’uso di archiviazione ed elaborazione online, la tecnologia chiave in questo processo sarà l’IoT. Il passaggio alla digitalization porrà davanti ai Project Manager nuovi problemi (monete virtuali, distribuzione di applicazioni virtuali…) ma allo stesso tempo fornirà nuovi strumenti in grado di aiutare il Project Manager in tutte le fasi (pianificazione, monitoraggio, controllo) del progetto, molto usata sarà la comunicazione M2M per il controllo della configurazione e dello stato del progetto.

La Virtualization fornisce la possibilità di svolgere progetti virtualmente grazie a software informatici, poter gestire progetti virtuali comporta svariati vantaggi:

-  Processi del Project Management  scalabili

- Aumento dell’efficienza nella realizzazione dei progetti

- Modellazione e simulazione dei processi

- Comunicazione più rapida e resa possibile in ogni luogo del mondo

- Maggiore flessibilità del team e risposte adattive più semplici e puntuali

In particolare la combinazione della Virtualization e della Digitalization renderà possibile una vera e propria ‘simulazione di progetto’, esattamente come accadrà per i prodotti, che dovrà far parte di ogni ‘Fabbrica Digitale’.

La Professionalisation è data dall’esigenza di rendere il Project Management una vera e propria professione e non solo un ‘mestiere’, gli alti standard richiesti dai nuovi progetti e la vastità di competenze e strumenti, che un Project Manager deve possedere, rende imprescindibile l’esistenza di centri di formazione e di enti di certificazione.

La Transnationalization è legata alla globalizzazione che è sempre più rapida anche grazie agli strumenti di connessione digitali, la collaborazione tra aziende e team dislocati in ogni parte del mondo assieme ad eventuali problemi di comunicazione, porterà con sé aspetti legati alle differenze culturali che diventeranno un aspetto centrale nella gestione dei progetti.

La ‘coping with complexity’ è legata, come più volte accennato, alla maggiore complessità dei progetti e all’aumentare del numero degli elementi da controllare e pianificare, questo aspetto porterà a:

- Aumento di strumenti per la standardizzazione dei processi e alla loro integrazione

- Utilizzo intensivo degli strumenti di simulazione di progetto

- Studi ad hoc per la realizzazione di pratiche e strumenti per ridurre la complessità dei progetti

Gli elementi legati alla complessità dei progetti sono:

- Organizational Complexity: l’industria 4.0 richiede un’integrazione verticale di tutti i fornitori e dei clienti, questo implica che anche progetti molto piccoli possono avere un grosso numero di interlocutori (fornitori, venditori, clienti…), di conseguenza la gestione di queste ‘catene’ può essere molto complicata.

- Product Complexity: l’industria 4.0 diminuirà il time to market, questo porterà vantaggi competitivi e a produrre nuovi prodotti più frequentemente ma aumenterà la difficoltà nella gestione dei progetti.

- Methods Complexity: è legato alla modalità di raccolta dei dati (sensori, IoT, AI), in questo campo l’industria 4.0 sarà di aiuto nel controllo e nel monitoraggio, rendendolo puntuale e automatizzato, semplificando il compito del Project Manager.

- Goal Complexity: il numero di parti interessate aumenterà, il livello di integrazione richiesto anche, questo porterà ad un aumento anche degli effetti di interazione degli effetti tra le varie parti. Inoltre un possibile fallimento di un progetto tenderà ad interessare più aziende o organizzazioni, con la possibilità di creare anche un ‘effetto a catena’ maggiore che in passato.

La projectification of society è l’effetto risultante di tutti questi processi, il Project Management si diffonderà in tutti (o quasi) i settori della società, in questo senso gli strumenti digitali stanno accelerando la sua ‘ascesa’.